الفيسبوك
التويتر
اليوتيوب
الانستغرام
لينكدإن
تيلكرام
بنترست
بودكاست
الحوار المتمدن
- موبايل
الموقع
الرئيسي
معالجة ظاهرة مضيعة الوقت في مؤسسات الدولة العراقية خطوة لتحقيق أدارة الجودة الشاملة
سوسن شاكر مجيد
(Sawsan Shakir Majeed)
2021 / 6 / 4
الفساد الإداري والمالي
يعد أدارة الوقت من المفاهيم المعاصرة والتي ارتبطت بعناصر الجودة في نظم الادارة فهو يتميز بسرعة انقضائه وتخلله بكل جزء من اجزاء العملية الادارية . فالأمم التي تحسن استخدامه هي الامم المتقدمة بينما نجد ان الامم المتخلفة عادة لاتحسن استخدام الوقت ولاتقيم له وزنا ولا تنظر اليه كما هي نظرتها للموارد الأخرى.
وتزداد اهمية الوقت بالنسبة للأداري ، بأعتبار ان الإداري احد الأقطاب الذي يقع على عاتقه تحقيق أهداف المؤسسة ولا يتأتى له ذلك الأ بالاستغلال الامثل لعامل الوقت عن طريق تبني اسس ومبادئ ومفاهيم إدارة الوقت نظريا وتطبيقيا وينسحب ذلك على كل مؤسسات الدولة بصفة .
ويشكو معظم الإداريين من عدم تمكنهم من انجاز الاعمال الموكلة اليهم ويعزون ذلك الى قلة الوقت المتاح لديهم فهم غالبا في حالة ازمات غير متوقعة تتطلب قرارات تأتي على عجل وبشكل غير مدروس من الإدارات العليا هذا بالإضافة الى تراكم الملفات والتعرض للضغوط النفسية والأصابة بالتوتر والأرهاق.
وان سوء الاستغلال الاداري للوقت يؤدي الى زيادة اعباء العمل لدى الإداريين ويؤخر التفكير الابداعي والابتكاري ويؤثر سلبا على المؤسسة ويخفض الأنتاجية وتزداد ظاهرة التأخر والغياب عن العمل وانخفاض الحماس والدافعية لدى الموظفين وحتى اذا امتلك الاداري مهارات ادارة الوقت فقد يجابه بمضيعات ذاتية او خارجية تقلل من فرص تطبيق هذه المهارة.
كما ان ان مضيعات الوقت تؤدي الى عدم الأحساس بقيمة الوقت، وعدم استثماره بصورة صحيحة، ولجوء المرؤوس الى رئيسه في كل صغيرة وكبيرة، وعدم استطاعة المرؤوس من اتخاذ القرارات بشكلها الصحيح، وعدم تحقيق الأهداف المنشودة، وبروز ظاهرة الاجتماعات الطويلة وتشكيل اللجان التي ليس من وجودها اية فائدة وشعور الموظفين بالملل ، والأنشغال بأعمال هامشية و تشتت الجهود وعدم الوصول الى الأهداف.
وهنا يمكن التحدث عن سوء ادارة الوقت في مؤسسات الدولة بأكملها. وان من اكثر معوقات ادارة الوقت في الجامعات العراقية هي:
اولا: في مجال التخطيط:
-عدم وجود أهداف أو أولويات أو خطط يومية.
-اختلال الأولويات.
-اتباع فلسفة الأدارة بالأزمات.
- عدم وجود مواعيد محددة لإنهاء المهام.
- أحلام اليقظة.
-القيام بأعمال كثيرة في وقت واحد.
-عدم الاستطاعة في التفكير بجزء من الوقت في الوظيفة والتخطيط لها.
-عدم محاسبة النفس فيما تم انجازه خلال اليوم
ثانيا: في مجال التنظيم:
-القيام بالعمل أكثر من مرة
- وجود أكثر من رئيس واحد للموظف.
- عدم وضوح المسؤوليات والسلطات.
-الفوضى وانعدام الأنضباط الذاتي
-نظام الملفات التي يتم التعامل معه
-عدم استخدام النماذج في المراسلات
-استخدام الهاتف بكثرة
-عدم الاحتفاظ باجندة مكتب او دفتر للمواعيد لاغراض تنظيمية
- غياب التنظيم الشخصي وطاولة المكتب مزدحمة بالأعمال الورقية
ثالثا: في مجال التوظيف:
-وجود مرؤوسين غير مدربين أو غير مناسبين.
- كثرة عدد الموظفين أو قلتهم.
- وجود موظفين يثيرون المشكلات والصعوبات.
-تكرار التغيب والتاخير من جانب الموظفين والمرؤسين
رابعا: في مجال التوجيه:
-النزعة التسلطية لدى المدير، والرغبة في إنجاز العمل بصورة منفردة.
- اهتمام المدير بالتفاصيل الصغيرة والروتينية.
- التفويض غير الفعال.
- ضعف روح الفريق بين الموظفين وضعف دافعيتهم للعمل.
- ضعف القدرة على حل الخلافات وإدارة النزاعات.
- ضعف القدرة على التكيف.
- الافتقار إلى التنسيق.
خامسا: في مجال الرقابة:
-كثرة الزوار أو المكالمات الهاتفية.
- النقص في المعلومات.
- عدم وجود تقارير للمتابعة ومعايير الرقابة.
- التسلط والرقابة المفرطة على المرؤسين.
- كثرة الأخطاء وتدني الأداء.
-استخدام الانترنت لاغراض الدردشة والتواصل الاجتماعي
- عدم القدرة على معالجة الأداء الضعيف.
- عدم القدرة على قول "لا".
سادسا: في مجال الأتصال:
-كثرة الاجتماعات واللجان.
-قلة المعلومات والبيانات عن العمل
- عدم وضوح نظام الاتصالات والارشادات.
- سوء الفهم، والافتقار إلى مهارة الإصغاء الجيد.
-المذكرات الداخلية والاتصالات الكثيرة
-الرغبة في إقامة علاقات إجتماعية مع الآخرين داخل العمل بقصد التسلية
سابعا: في مجال اتخاذ القرارات
-اتخاذ قرارات متسرعة.
- التردد في اتخاذ القرارات.
- التسويف والتأجيل والمماطلة في اتخاذ القرارات.
- الحرص الزائد على جمع كل المعلومات عند اتخاذ القرارات.
- إتباع أسلوب اتخاذ القرارات من خلال اللجان.
وقد لخص Lee and Adocock عام 1991 اثنا عشر مبدءا لإدارة الوقت منها:
أ. مبدأ الترتيب والتنظيم لخطة العمل الشاملة
ب. مبدأ التخطيط اليومي
ت. مبدأ تحديد الأهداف
ث. مبدأ تحديد الأولويات
ج. مبدأ تحريك الأوراق
ح. مبدأ المزج بين المهام المتشابهة
خ. مبدأ المرونة
د. مبدا تفتيت المهام
ذ. مبدأ التفويض
ر. مبدأ ذروة النشاط الذهني
ز. مبدأ الساعة الهادئة
س. مبدأ مضيعات الوقت
ويبدو ان مؤسسات الدولة ملتزمة بمبدأ واحد وهو مضيعة الوقت وذلك بسبب عدم امتلاك المسؤولين والموظفين المهارات في معرفة ماهية الوقت وطريقة أدارته واستثماره، وعدم القدرة على تحليل العمل وتشخيص الواقع ، والأفتقار الى المتطلبات لأدارة الوقت، وعدم ﺗﻄﺒﻴﻖ اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ والأدوات المثلى لاستثمار الوقت، وعدم ﺗﻘﻴﻴﻢ اﻷداء وﻣﺤﺎﺳﺒﺔ اﻟﻨﻔﺲ.
وكنموذج لمضيعة الوقت فنجد ان اعلى سلطة تشريعية في الدولة الأ وهو مجلس النواب العراقي أن عدد الساعات عمل البرلمان للفصل الثالث 2013 بلغ 84,35 ساعة اي بما يعادل 12 يوم خلال الأشهر الثلاث وكما نشره تقرير المرصد النيابي العراقي https://www.miqpm.org والموضحة في الشكل ادناه:
ومن اجل معالجة مسألة ادارة الوقت اجمعت كتب استراتيجيات أدارة الوقت بأن هناك عددا من الخطوات والخصها بالجدول التالي:
اولا: مشاكل إدارة الوقت خامسا: التنسيق بين رغباتك وبين حاجتك إلى إدارة الوقت
• لماذا لا تتوفر لك ساعات كافية في اليوم؟
• اعتبارات فردية
• أسئلة توجهها لنفسك
• اقتراحات من زملائك الموظفين
• تحدث إلى رئيسك
• الوصول إلى قرار بشأن ما تريده من حياتك
• ماذا ينتظر منك الآخرون؟
• تكوين توقعات صحيحة عن نفسك
• الموازنة بين احتياجاتك في مقابل مطالب الأخرين
• ما يجب عليك فعله في مقابل ما تحب فعله
• تحديد الأهداف الخاصة بك
• التعرف على حدود إمكانياتك
• ماذا تستطيع أن تفعل خلال يوم عادي؟
• لنكن واقعيين
• ما الأشياء التي سأحتاج إليها؟
• كيف تضع الخطة لميزانية الوقت؟
• التعرف على احتياجاتك
• الأهداف والغايات
• أشياء غير متوقعة
• اعرف نقاط قوتك وضعفك
• هل أنت من النمط (أ) أم من النمط (ب)
ثانيا: التوصل إلى أفضل جدول أعمال سادسا: محاولة تناول كل شيء مرة واحدة
• تقييم احتياجاتك
• لماذا تحتاج مزيداً من الوقت؟
• كيف تحدد السبب لعدم امتلاك الوقت الذي تحتاجه؟
• تقييم ضياع الوقت
• تقدير الوقت المستغرق خلال يوم من أيام العمل
• تحديد الأولويات
• القائمة الأصلية للأشياء المطلوب القيام بها في وقت محدد • استخلاص النافع واستبعاد الضار
• هل هذا عاجل أم أنه مهم فقط؟
• كيف تقرر ما يجب فعله أولاً؟
ثالثا: قائمة أعمال مرقمة حسب الأولويات سابعا: خطط قبل أن تقفز
* أولويات شخصية
• أولويات العمل والوظيفة
• أولويات العائلة والأصدقاء
• الأولويات التعليمية
• أولويات اللياقة البدنية
• أولويات السفر
• أولويات الأجازة
• أولويات إبداعية
• أولويات مالية
• قائمة مراجعة مهمة لإدارة الوقت • البحث عن التوازن الملائم
• أهداف الساعة واليوم والأسبوع والشهر والسنة والحياة
• فصل الأهداف القريبة عن الأهداف طويلة الأجل
• كيف تضع جدولاً لنفسك؟
• طرق سريعة لعمل قوائم للأهداف
• ماذا عن قائمة الأعمال اليومية الواجب أداؤها؟
• إدارة المواعيد النهائية
• العمل بذكاء
• المستقبل وكيف تواجهه
• رؤيتك لمستقبلك
• التمييز بين أهدافك المتعددة
• إنجاز أعمال أكثر في وقت أقل
رابعا: المقاطعات سابعا: أدوات عملية لإدارة الوقت
• الاستفادة من كل دقيقة
• تصنيف المقاطعات
• المقاطعات الهاتفية
• الهواتف المحمولة واللاسلكية
• مراعاة الذوق العام عند استخدام خاصية الانتظار
• مقاطعات الأشخاص
• مقاطعات التكنولوجيا المتطورة
• التواصل مع المقاطعين
• توقع التشتيت وخصص له وقتاً
• ممنوع الإزعاج لافتة لابد منها
• توضيح الأمر للآخرين باختصار
• قول لا للآخرين يعني قول نعم لنفسك
• التعامل مع الشعور بالذنب والغضب
• التحكم في ساعات العمل ووقتك الشخصي • التقويمات
• تقويم واحد أفضل
• الورق أم الكمبيوتر؟
• مداومة التحكم
• دون كل شيء ثم قم بمراجعته
• مخططات اليوم
• يومى أم أسبوعي أم شهري؟
• مخططات اليوم الإلكترونية والتقويمات
• توفير الوقت للأعمال الخاصة
• تكوين قوائم الأعمال الواجب أداؤها وفحصها مرتين
• خطوات توفير الوقت على الانترنت
• نظم ملفاتك وبرامجك
• اجعل الكمبيوتر يوفر لك الوقت
• استغل انتظارك على الهاتف في شيء مفيد
المقترحات:
1- اجراء مسح من قبل الجهاز المركزي للإحصاء حول سبل استثمار الوقت المتاح لدى الإنسان العراقي والتعرف على الأنشطة التي ينفذها سواء اكانت ( الشخصية، او أنشطة العمل، او التعليم، او خدمة المجتمع، او أنشطة أوقات الفراغ).
2- تقييم واقع أدارة الوقت لدى الإداريين وموظفي الدولة ، والإدارات العليا وأساتذة الجامعات، وطلاب الجامعات وغيرهم من اجل التعرف على حجم عبء العمل والساعات المصروفة فعلا في مجال الوظيفة او الدراسة
3- زيادة الوعي بأهمية الوقت كجزء من الثقافة التنظيمية لكافة موظفي الدولة
4- تحديد مواعيد ثابتة للزيارات وتخصيص الوقت الاخر لانجاز المهمات ذات الأهمية والحد من الزيارات الشخصية
5- تنظيم الورش التدريبية للعاملين في الإدارة العليا في مؤسسات الدولة حول استراتيجيات ادارة الوقت بشكل فاعل والاطلاع على كل ما هو جديد في مجال إدارة الوقت دوليا
6- دراسة معوقات الوقت لدى الإداريين والطرق الكفيلة بالتغلب على هذه المعوقات
7- اجراء دراسات تحليلية حول مضيعات الوقت لدى موظفي المؤسسات الحكومية ونظرائهم في المؤسسات غير الحكومية
8- تدريب الطلاب في الجامعات على تنظيم أوقاتهم الدراسية والتخطيط المسبق لأوقاتهم المتاحة بما يتناسب مع ظروفهم الخاصة واحترام الوقت واستغلاله بأقصى ما يمكن من جهد.
9- الاستفادة من الإستراتيجيات والمقاييس الدولية لأغراض اجراء الدراسات واقامة الورش التدريبية.
10- اجراء دراسة حول سبل استثمار الشباب لأوقات فراغهم
|
|
التعليق والتصويت على الموضوع في الموقع الرئيسي
.. إسرائيل تنشر أسلحة إضافية تحسبا للهجوم على رفح الفلسطينية
.. مندوب إسرائيل بمجلس الأمن: بحث عضوية فلسطين الكاملة بالمجلس
.. إيران تحذر إسرائيل من استهداف المنشآت النووية وتؤكد أنها ستر
.. المنشآتُ النووية الإيرانية التي تعتبرها إسرائيل تهديدا وُجود
.. كأنه زلزال.. دمار كبير خلفه الاحتلال بعد انسحابه من مخيم الن
