الحوار المتمدن - موبايل
الموقع الرئيسي


تدقيق نظام الجودة ...... وفق المواصفة العالمية الآيزو 9001(ISO 9001-2015) و معايير جائزة التميز الاوربية (EFQM)

محمد العزاوي
اكاديمي وباحث في مجالات ادارة الاعمال والشؤون الجامعية
(Mohammed Alazzawi)

2022 / 8 / 15
الادارة و الاقتصاد

تدقيق نظام الجودة
وفق المواصفة العالمية الآيزو 9001(ISO 9001-2015) و معايير جائزة التميز الاوربية (EFQM)
مبادئ واسس تدقيق الجودة
يقصد بتدقيق الجودة عملية الفحص المنهجي المنتظم والمستقل لنظام الجودة، وهو فحص يجريه مدقق الجودة على المستويين الداخلي أو الخارجي، أو قد يجريه فريق متخصص بتدقيق الجودة. ويهدف لتحديد مدى ارتباط أنشطة الجودة ونتائجها بالمعايير المحددة (المخططة)، وما اذا كانت هذه المعايير مطبقة بفاعلية وانها ملائمة لتحقيق اهدافها.
تشمل عمليات التدقيق الداخلي للجودة التحقق من توفر متطلبات نظام الجودة (الأدلة والشواهد) ورفع تقارير عدم المطابقة وطلبات الإجراءات التصحيحية، وفقا لمجالات تقييم جودة الأداء لتقييم فعالية إجراءات العمل وتوافقها مع أهداف المؤسسة. وبموجبه يقوم المدققون( في حالة التدقيق الخارجي) بالتعاون مع منسقي الجودة للتحقق من توفر الأدلة والشواهد التي يتضمنها التقرير السنوي للجودة المعد من قبل المؤسسة.
وتؤكد عمليات التدقيق الخارجي للجودة على أهمية التأكد من مطابقة نظام جودة الأداء للمؤسسة مع متطلبات إحدى المواصفات القياسية الدولية أو الوطنية الذي يتعلق بتقديم خدمة أوسلعة .
أهداف تدقيق الجودة
يسعى تدقيق الجودة لتحقيق واحد أو اكثر من الاهداف التالية:
1. لتحديد مدى التطابق مع المواصفات والمعايير المعتمدة.
2. لتحديد مدى الفاعلية في تحقيق الاهداف المحددة.
3. لتقديم وعرض فرض التطوير والتحسين.
4. لتوفير وتهيئة المتطلبات القانونية والتنظيمية.
5. منح الشهادة.
انواع تدقيق الجودة
يمكن تصنيف تدقيق الجودة الى تدقيق الجودة الداخلي والخارجي، ويأخذ التدقيق احد الاشكال التالية:
1. تدقيق الطرف الأول (التدقيق الداخلي) First Party Audit : وهو تدقيق تقوم المؤسسة بالتدقيق على نفسها، وقد تغطيه المؤسسة بالكامل أو جزء منه.
2. تدقيق الطرف الثاني(التدقيق الخارجي) Second Party Audit: وهو تدقيق تجريه المؤسسة على مؤسسة أخرى، مثل التدقيق الذي تجريه مؤسسة معينة على المورد (المجهز) باعتبار المؤسسة مستفيدة من خدمات المورد. ويعتبر تدقيق الطرف الثاني تدقيقاً خارجياً.
3. تدقيق الطرف الثالث Third Party Audit: يتم هذا التدقيق من خلال مؤسسة تدقيق مستقلة (هي) الطرف الثالث، يتم تنفيذه على المؤسسة للحصول على شهادة الجودة/ أو على جائزة التميز المؤسسي أو غيرها، وهو دائمأ يعتبر تدقيق خارجي.
مجالات تدقيق الجودة
يمكن تصنيف مجالات تدقيق الجودة الى تدقيق الجودة الداخلي والخارجي، ويأخذ التدقيق احد الاشكال التالية:
1. تدقيق المنتج/الخدمة: يمكن ان يتم التدقيق على منتج واحد من منتجات الشركة أو على خدمة واحدة او عدد من الخدمات التي تقدمها.
2. تدقيق العملية: يجري التدقيق في بعض الاحيان على عملية او نشاط واحد، كتدقيق عمليات المناقصات والمزايدات أو انشطة التسويق أو الانتاج مثلاً.
3. تدقيق النظام: ويقصد به التدقيق الذي يتم على كامل المؤسسة بجميع انشطتها وعملياتها ومنتجاتها وخدماتها.
فوائد تدقيق الجودة
يحقق تدقيق الجودة الفوائد التالية:
1. يعطي الثقة للإدارة بجودة انشطتها وعملها.
2. كسب ثقة الجمهور.
3. كسب ثقة الموظفين.
4. تشخيص المشكلات التشغيلية.
5. تحديد فرص التطوير.
6. التأكد من تنفيذ الاجراءات التصحيحية والوقائية (كتغذية راجعة).
تدقيق الجودة وفق المواصفة العالمية الآيزو 9001(ISO 9001-2015) :
يتم تدقيق الجودة وفق المواصفة العالمية (ISO 9001-2015) استناداً للبند (9-2) من المواصفة، حيث تتناول عملية التدقيق الداخلي( المراجعة الداخلية). وبموجبه يجب على المنظمة أن تقوم بالتدقيق الداخلي بفترات مخططة لتوفير المعلومات فيما اذا كان نظام إدارة الجودة يتوافق مع:
• متطلبات نظام إدارة الجودة الخاص بالمنظمة نفسها.
• متطلبات المواصفة العالمية.
• مطبق بفاعلية ومحافظ عليه.
وبموجب البند 9-2-2 يجب على المنظمة:
• أن تخطط وتنشئ وتطبق برنامج/ برامج للتدقيق والمحافظة عليها، تتضمن التكرار والطرق والمسؤوليات، ومتطلبات التخطيط والتقارير، والتي يجب أن تأخذ بنظر الاعتبار أهمية العمليات ذات العلاقة، والتغييرات التي تؤثر على المنظمة ونتائج المراجعات السابقة.
• تعريف معايير التدقيق ومجال كل تدقيق.
• تقوم باختيار المدققين، وتنفيذ التدقيق والتأكد من موضوعيته ونزاهته.
• تضمن أن نتائج التدقيق قد رفعت بتقارير للإدارة المعنية.
• تتخذ الاجراءات التصحيحية اللازمة بدون أي تأخير لا مبرر له.
• تحتفظ بمعلومات موثقة كدليل على تطبيق برامج التدقيق ونتائجه.


تدقيق الجودة وفق معايير جائزة التميز الاوربية (EFQM) :
تستخدم جائزة التميز الاوربية منهج رادار RADAR، والمصطلح هو عبارة عن مختصر الأحرف الأولى لعناصر النموذج الأربعة:
1. تحديد النتائج ( Results) التي تسعى المنظمة لتحقيقها.
2. تبني المنهج ( Approach) لتحقيق النتائج المحددة والمطلوبة.
3. نشر المنهج ( Deploy) بطريقة نظامية لضمان كيف؟ واين؟ ومتى؟ تنفذ.
4. تقييم وتحسين (Assess & Refine) المنهج بناء على رصد وتحليل النتائج.
وهذا المنهج مهم للتقويم الذاتي وتحديد فرص التحسين، الغرض منه المساعدة في تحديد فرص التحسين من خلال التقويم الذاتي، والمساعدة في بناء خطط التحسين.
ولا يعتبر RADAR أداة تقييم وإنما يعد منهج يتضمن مجموعة من الأسئلة يتم تصميمها بغرض الإجابة عليها بسرعة وفي نفس الوقت يتم القيام بالتقييم الذاتي، ويستخدم على مستوى المعيار الرئيسي أو المعيار الفرعي.
تدقيق الجودة في المؤسسات المتخصصة:
يتم هذا النوع من التقويم الخارجي على مستوى المؤسسة (Institutional Audit) التي تقوم بإعداد تقرير تقييم ذاتي وفق محاور تحددها المؤسسة المشرفة والمسؤولة عن تطبيق انظمة الجودة في المؤسسات التي تخضع لإشرافها. إذ يقوم فريق مراجعة خارجي بزيارة المؤسسة عادة لمدة ثلاثة- خمسة أيام للتأكد من جودة عملياتها بعد إطلاع الفريق مسبقاً على تقرير التقويم الذاتي (الذي تعده المؤسسة وفق محاور محددة) وتفحص البيئة التشغيلية في المؤسسة ويتم استقصاء الحقائق حولها من خلال لقاءات الفريق مع المستفيدين والموظفين ومسؤولي الجودة في المؤسسة ثم يقوم فريق المراجعة بكتابة تقريره متضمناً مستويات الالتزام بالمعايير المحددة ومدى ثقته في مستوى خدمات المؤسسة وفق أحد الخيارات الثلاثة الآتية:
• ثقة عالية. أو
• ثقة محدودة. أو
• عدم الثقة.
وهذا النمط تعتمده وكالة توكيد الجودة في التعليم العالي Quality Assurance Agency for Higher Education على مؤسسات التعليم العالي البريطانية. كما اعتمدته هيئات تدقيق الجودة في المؤسسات التعليمية في بعض دول مجلس التعاون العربية.
خطة تدقيق الجودة
يجب على المنظمات القيام بالتدقيق الداخلي لنظم جودة الأداء المؤسسي بتوقيتات مخططة (بتواريخ محددة كل ستة أشهر- سنة مثلاً) للحصول على المعلومات، والتحقق فيما اذا كان نظام إدارة الجودة يتوافق مع متطلبات دليل الجودة ، وأنه مطبق بفاعلية ويتم المحافظة عليه.
وتعتبر عملية التخطيط جزء من عملية التدقيق ( الداخلي أو الخارجي ) التي تتكون من أربعة مراحل هي :
1. تخطيط التدقيق Planning
التخطيط لتنفيذ برنامج للتدقيق وتطبيقه والمحافظة عليه، وتحديد الطرق والمسؤوليات، والمتطلبات والتقارير التي تصدر عنه، والتي يجب أن تأخذ بعين الاعتبار أهمية العمليات ذات العلاقة، والتغييرات التي تؤثر على المؤسسة ونتائج التدقيق السابق.
2. تنفيذ التدقيق Execution
تعريف معايير التدقيق ومجال كل نوع من أنواع التدقيق. واختيار المدققين وتنفيذ التدقيق لضمان ان تجري عمليات التدقيق بموضوعية وحيادية.
3. إعداد تقرير التدقيق Reporting
إعداد تقرير عن مستوى التوافق مع المجالات/المعايير/ المؤشرات التي تتضمنها المواصفة. ورفع نتائج التدقيق وتقريره للإدارة ذات الصلة.
4. المتابعة والغلق Follow-up & Closure
متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية اللازمة بدون أي تأخير غير ضروري. والاحتفاظ بمعلومات وأدلة موثقة كدليل على تطبيق برامج التدقيق ونتائج التدقيق.
تقوم الجهات التي تظهر الحاجة لديها للقيام بتدقيق نظم الجودة فيها، بتوفير الإمكانات المطلوبة للقيام بعملية التدقيق، وتسمية إدارة برنامج التدقيق التي ستضطلع بمسؤولية تخطيط وتنفيذ برنامج تدقيق نظم الجودة، وهذه الإدارة يجب أن تكون مستقلة عن الإدارات التي ستكون مسؤولة مسؤولية مباشرة عن تنفيذ نظام الجودة موضوع التدقيق.
وتبدأ عملية التخطيط بقيام إدارة التخطيط والجودة، بالتخطيط لبرنامج التدقيق الداخلي، وتكون مسؤوليتها إدارة عملية التدقيق لضمان إجراء التدقيق، وتحديد مجال التدقيق (النظام/ العملية/ المنتجات أو الخدمات) وتسمية المدققين.
مجال التدقيق:
يتناول مجال التدقيق البعدين التاليين:
1. نوع التدقيق: يقصد بنوع التدقيق ، أي ما اذا كان داخليا أو خارجياً (تدقيق الطرف الاول أو الثاني أو الثالث). وهل سيتم التدقيق على مستوى المنتج/الخدمة أو على مستوى العملية أو على مستوى النظام ككل.
2. عمق التدقيق: يجب تحديد العمق الذي يتناوله تدقيق الجودة فهل سيكون على مستوى الانشطة – التسهيلات- المواقع.
مضمون خطة التدقيق:
يجب أن تتضمن خطة التدقيق المجالات الآتية :
1. تحديد أهداف التدقيق ونطاقه.
2. تحديد الموظفين ذوي المسؤوليات الرئيسة والمتعلقة بأهداف ونطاق التدقيق .
3. تحديد الوثائق المرجعية ( مثل نظام الجودة المستخدم ودليل الاجراءات في المؤسسة) .
4. تحديد أعضاء فريق التدقيق .
5. تحديد اللغة المستخدمة في التدقيق.
6. تحديد موعد التدقيق ومدته ومكانه.
7. تحديد الادارات التي ستدقق.
8. تحديد التوقيتات الزمنية لكل مجال رئيسي من مجالات التدقيق .
9. تحديد جدول المقابلات التي ستتم مع إدارة المؤسسة.
10. تحديد متطلبات السرية.
11. وضع برنامج لإعداد تقرير التدقيق والتاريخ المتوقع لإصداره .
تعرض الخطة من قبل رئيس فريق التدقيق على إدارة التخطيط والجودة أو الوكيل، وفي حالة اعتراضه يجب إبلاغ رئيس فريق التدقيق بالاعتراضات والاقتراحات على خطة التدقيق ويجب أن يجري الاتفاق بشأنها قبل بدأ عملية التدقيق.
ويتطلب أن تكون خطة التدقيق مرنة بحيث تتيح الفرصة لتغيير بعض مجالاتها وأهدافها بناء على اعتراضات الإدارة العليا، أو بناءً على المعلومات التي يتم الحصول عليها خلال فترة التدقيق، وبشكل يسمح باستخدام الموارد بشكل مثالي.
اختيار فريق التدقيق :
عند اختيار المدققين يراعى توفر ما يلي:
1. صفات المدقق: توفر صفات الموضوعية والعدالة.
2. استقلالية المدقق: عدم وجود علاقات ومصلحة مع المؤسسة /الشخص المدقق عليه.
3. مواصفات المدقق: الالمام العميق بالمواصة التي يجري التدقيق بضوئها.
4. الاتاحية: توفير العدد الكافي من المدقيقين للقيام بالمهمة.
توزيع المهام على فريق التدقيق :
يجب أن يقوم رئيس فريق التدقيق بتكليف كل مدقق بتدقيق مجال أو أكثر من مجالات نظام الجودة أو توزيع المدققين حسب الإدارات التي ستجري فيها عملية التدقيق. يجب أن يمتلك المدققين معرفة جيدة بالمجالات أو المواضيع التي سيقومون بتدقيقها، وهذا لا يعني أن تكون معرفتهم عميقة، بل أن تكون كافية لتهيئة وإعداد قوائم فحص مناسبة.
أن كل ذلك يعني أن على المدقق أن لا يبدأ بمرحلة التنفيذ دون امتلاكه لخلفية معلوماتية ومعرفة مناسبة وكافية بالموضوع المراد تدقيقه.
وثائق التدقيق :
على فريق المدققين أن يهيئ الوثائق المطلوبة لتسهيل استقصاء العمليات التي سيقومون بتدقيقها ولتوثيق وإعداد التقرير النهائي، ومن هذه الوثائق :
1. قوائم الفحص لتقييم مجالات نظام الجودة: يفضل بعض المدققين قوائم فحص مطولة أو بتفاصيل كثيرة معدة مسبقاً، بينما يكتفي آخرون بقراءة الإجراء ذو العلاقة وأية وثائق ساندة. وهنا لا بد من التأكيد على بعض الثوابت:
• يتولى تصميم قائمة الفحص رئيس المدققين بضوء خبرته.
• تعتمد القوائم على الغرض من الفحص.
• تكون الاسئلة ذات نهايات مفتوحة ليتاح الحصول على الملعومات.
• اتاحة مساحة بعد كل سؤال لكتابة استجابة (جواب) الموظف المدقق عليه.
• ان ترسل للموظفين (المدقق عليهم) قبل اجراء عملية التدقيق.
2. تقرير عدم المطابقة: يتم تحديد الأعمال غير المطابقة من خلال التدقيق الداخلي أو الخارجي أو من خلال قيام الموظفين بأعمالهم اليومية. ويتطلب توثيق العمل غير المطابق, والبحث عن الأسباب وتحديد الأعمال التصحيحية والوقائية لتجنب تكراره. وتشخص تقارير عدم المطابقة وتحدد الأسباب الجذرية للمشكلات بهدف اتخاذ القرارات المناسبة لضمان عدم تكرارها مستقبلاً. وتعد النماذج من قبل الجهات القائمة بالتدقيق ، فضلاً عن تنظيم سجل بحالات عدم المطابقة لتسهيل عملية المتابعة لاحقاً. ولابد من الاشارة الى أن تصميم الوثائق المتداولة في عملية التدقيق يتم بشكل لا يؤدي إلى تحديدها لأنشطة التدقيق الضرورية لاستكمال المعلومات المجمعة خلال عملية التدقيق.
3. نماذج لتوثيق الشواهد والأدلة المساندة للنتائج التي توصل إليها المدققون.
أما بخصوص الوثائق التي تتضمن معلومات سرية أو مملوكة للغير فيتم توفيرها بصورة مناسبة وبالاتفاق مع المؤسسة التي يجري التدقيق فيها .
تنفيذ تدقيق الجودة
تتكون عملية تنفيذ التدقيق من ثلاث مراحل أساسية هي : اللقاء الافتتاحي ، وجمع المعلومات ، واللقاء الختامي.
اللقاء الافتتاحي : Opening Meeting
بعد تحديد أهداف التدقيق، يجب تحديد ما هو المتوقع من عملية التدقيق. ويبدأ تحديد المتوقع من التدقيق من خلال مناقشة مفتوحة مختصرة وقد تكون لقاء رسميا. ولابد أن يشعر المشمولين بعملية التدقيق بالآتي :

1. أن التدقيق هو اختبار إيجابي تستفاد منه المؤسسة والموظفين.
2. أن دور إدارة المؤسسة وموظفيها يعد أساسياً في تسهيل تنفيذ التدقيق وتوفير الوثائق والادلة والأنظمة التي سيجري تدقيقها.
وخلال اللقاء الافتتاحي يجب على المدقق أن يعرف من هو المسؤول والمعني بالمجال/ المعيار/الإجراء ذو العلاقة بالتدقيق، وعلى المدقق أن يكون دبلوماسياً، وأن يوضح لممثل الإدارة في المؤسسة أن الموظفين معه خاضعين للسؤال مثلما يخضع هو أيضا. وعلى المدقق أن يتحدث مع الموظفين الذين يؤدون الأعمال وليس مع الموظفين المشرفين عليهم فقط.
وبالإضافة إلى ذلك فأن المواصفة الدولية (ISO 10011-1) تشير إلى أن الغرض من اللقاء الافتتاحي هو ما يلي:
1. تقديم أعضاء فريق التدقيق للإدارة العليا بالمؤسسة.
2. مراجعة نطاق وأهداف التدقيق.
3. عرض موجز للطرق والإجراءات التي تستخدم في التدقيق .
4. توضيح وسائل الاتصال الرسمية بين أعضاء فريق التدقيق والمؤسسة.
5. تأكيد توفير الموارد والوسائل المطلوبة لفريق التدقيق.
6. تحديد وتأكيد تأريخ وزمن عقد اللقاء الختامي وأي مقابلات أخرى بين فريق التدقيق والإدارة العليا بالمؤسسة.
7. توضيح أي تفصيلات غير واضحة في خطة المراجعة.
تنفيذ التدقيق:
تجمع الأدلة من خلال المقابلات وفحص الوثائق، وملاحظة الأنشطة والظروف المحيطة بالمجالات المتصلة بموضوع التدقيق. ويجري تسجيل الأدلة الموضوعية لعدم المطابقة، إذا بدت جسيمة، حتى وأن لم تكن مدرجة ضمن قائمة الفحص.
كما يجري اختبار المعلومات المستمدة من المقابلات بالسؤال عنها لدى مصادر أخرى مستقلة، مثل المشاهدات على الطبيعة، والقيام بالقياسات وفحص السجلات. ويمكن بموافقة المؤسسة ، قيام رئيس فريق التدقيق بتعديل المهام المكلف بها كل مدقق وكذلك خطة التدقيق، إذا وجد أن ذلك ضرورياً للتأكد من الوصول بصورة أفضل إلى أهداف التدقيق .
1. ادوات تدقيق الجودة: أن المبدأ الأساسي الذي يجب مراعاته في عملية التدقيق ويجب أن يبقى ثابتاً هو ضمان أن ما يجب حدوثه هو الذي يحدث فعلاً وهذا يتحقق بعدة طرق :
• المقابلات: مقابلة الموظف المعني بالمهمة (والمستفيدين احيانا).
• الملاحظات: ملاحظة العاملين أثناء العمل وممارسة مسؤولياته ( قيام المدقق بتشغيل النظام بنفسه احياناً).
• فحص الوثائق: التأكد من الوثائق المقدمة كأدلة وشواهد والتثبت منها.
• البحوث العلمية: القيام التي يجريها فريق التدقيق(المدقق).
• الزيارات الميدانية لمواقع العمل.
2. التحقق من الادلة والسجلات: يوفر التدقيق فرصة لجميع الموظفين للتعبير عن آرائهم، لذلك على المدقق أن يصغي إليهم بهدوء خاصة وأنهم خبراء في أعمالهم ووظائفهم، وأن آرائهم يمكن أن تمثل نقطة البداية للاستقصاء. ولكن على المدقق أن يعرف أن التدقيق يستلزم دائماً توفر الدليل الموضوعي لذلك تقع عليه مسؤولية تحديد وتثبيت الوقائع، فما يستمع له شفوياً من آراء ليس كافياً، وعليه أن لا يبدي استغرابه عند ظهور أي قصور في نظام الجودة بل يوضحه في تقريره بالاستناد إلى الحقائق، وعليه أن يسمح للموظفين بالاطلاع وقراءة ملاحظاته المكتوبة، لأن مثل هذا الإجراء يساعد في تنشيط الاتصالات وتقوية علاقات الثقة بين الطرفين.
وتشمل عملية التحقق ما يلي:
• دليل الجودة.
• الاجراءات.
• تعليمات العمل.
• السجلات.
3. فحص الادلة المادية: وتشمل عملية الفحص ما يلي:
• المنتجات.
• المكائن والمعدات.
• الظروف.
• العمليات.

4. التوثيق والشواهد: لابد أن لا يعتمد المدقق على الذاكرة في تثبيت ملاحظاته، فالملاحظات مهمة جداً وضرورية كلما كان ذلك ممكناً على أن تتضمن المصادر أو المراجع ذات العلاقة بالإجراءات، والأعمال وأوامر العمل، والعقود، لذلك يجب اختبار عينة منها. ويمكن ان يتوثق المدقق بعد طرق:
• السؤال عن المعلومات بعدة طرق.
• السؤال عن الشواهد والبراهين وفقا لطريقة انجاز المهمة وطريقة شرحها.
• توجيه نفس السؤال لعدة اشخاص.
• مراجعة الشاهد مع عضو اخر من فريق التدقيق.
• مراجعة شاهد اخر مثل الاجراءات والسجلات والتعليمات.
5. تصنيف وتبويب الملاحظات: ومن الضروري قيام فريق التدقيق استعراض ملاحظاتهم بعد الانتهاء من عملية تدقيق جميع الأنشطة والوظائف وذلك لتحديد العناصر التي تصنف ضمن عدم المطابقة وهذا يتطلب التثبت أنها موثقة بصورة واضحة ودقيقة ومصحوبة بالأدلة الموضوعية، ويجري تحديد عدم المطابقة بالمقارنة مع المتطلبات المحددة في دليل معايير جودة الأداء المؤسسي . ويراعى في تسجيل الملاحظات ما يلي:
• شاملة.
• محددة.
• دقيقة.
• مقروءة.
6. نتائج التدقيق: لابد ان تكون نتائج التدقيق:
• نتائج ايجابية/قوية.
• فرص للتطوير.
• عدم المطابقة الرئيسية/الثانوية.
ويقوم رئيس فريق التدقيق بعرض نتائج التدقيق وملاحظاته على المدير المسؤول، ويتم إعلام إدارة المؤسسة بجميع نقاط عدم المطابقة.
مناهج وطرق وادوات تدقيق الجودة
تستخدم طرق وأدوات مختلفة لتدقيق الجودة، وفقاً للمنهج المعتمد في تصميم نظم الجودة، وكما يلي:
1. تدقيق الجودة وفق منهج المقاييس الدولية (ISO):
ويقوم المدقق أو فريق التدقيق بالتحقق من الإجراءات المعتمدة وفقاً للمواصفة المعتمدة ، ويعد تقرير التدقيق بعد التأكد من توفر الأدلة، وفي حالة عدم المطابقة يقوم باعداد تقارير عدم المطابقة ( NCR) Non-Conformance Report و/أو طلبات الإجراءات التصحيحية (CAR) Corrective Action Request وكما يلي:
1. يتم التأكد من توفر الأدلة والشواهد المطلوبة وفقاً لدليل معايير الجودة، وفي حالة عدم توفرالشواهد المطلوبة يتم اعداد تقرير عدم مطابقة وفق النموذج .
2. يجري اعداد طلب اجراء تصحيحي: ويتضمن وصف الإجراء التصحيحي ما الذي سيتم عمله في حالة عدم المطابقة التي تم تشخيصها .
3. يتم اعداد تقرير تدقيق الجودة وفق مجالات ومعايير دليل الجودة.
تقرير التدقيق
تقرير التدقيق Audit Report :
يمكن وصف تقرير تدقيق الجودة بانه: وثيقة مكتوبة صادرة عن مدقق جودة يكون مؤهلاً لإبداء رأي فني محايد بهدف ابلاغ المؤسسة المدقق عليها عن درجة (مستوى) التطابق بين الادلة والشواهد المقدمة في تقرير الجودة والذي تم تنفيذه، ومستوى التوافق مع المجالات/المعايير/ المؤشرات التي تتضمنها المواصفة.
1. الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند اعداد التقرير:
ويراعى في اعداد التقرير ما يلي:
1. ان يوثق التقرير نشاطات عملية التدقيق ونتائجها بشكل مختصر.
2. ان ينجز التقرير بدون تأخير وحال انتهاء مهمة التدقيق.
3. ان يبدأ رئيس المدققين بكتابة التقرير بعد انتهاء كل مرحلة وعدم تأجيل كتابته لحين انتهاء مهمة التدقيق.
4. ان تهيئ تقارير عدم المطابقة عند كتابة التقرير.
5. تسمية المؤسسة التي سيوجه لها التقرير.
6. الاخذ بالاعتبار احتياجات المؤسسة التي تم تدقيقها.
7. تحديد الطريقة التي ستلبى فيها تلك الاحتياجات.

2. نصائح يجب مراعاتها عند كتابة تقرير التدقيق:
يمكن تحديد ابرز النصائح في كتابة التقرير ما يلي:
1. استخدام الجمل البسيطة.
2. الكتابة بطريقة مختصرة.
3. عدم الكتابة بصيغة المبني للمجهول، لانها صياغات لا يذكر فيها الشخص او المؤسسة المسؤولة عن العمل.
4. عدم استخدام صياغات التقارير الاخبارية والفاظ التعظيم والتفخيم وغيرها.
3. عدم استخدام أو الاكثار من المختصرات والرموز غير المتداولة.
محتويات تقرير التدقيق
يحتوي تقرير التدقيق ما يلي:
1. مجال التدقيق واهدافه ومعاييره.
2. خطة التدقيق بضمنها مواصفات المدققين والمدقق عليهم.
3. نتائج التدقيق وعدم المطابقة.
4. مقترحات فريق التدقيق لتحقيق التوافق والتطابق مع معايير التدقيق.
5. قدرة العمليات للوصول للاهداف المحددة.
6. قائمة التوزيع.
4. محتويات اختيارية لتقرير التدقيق
1. ملخص نتائج التدقيق.
2. التأكيد على تحقق أهداف التدقيق.
3. القضايا التي لم يتم تغطيتها وهي ضمن المجال.
4. القضايا المتشعبة التي لم يجر حلها.
5. توصيات التحسين.
6. الاتفاق على خطة المتابعة.
7. تعريف عدم المطابقة النتائج /الملاحظة.

5. القضايا التي لا يشملها تقرير التدقيق
1. القضايا والمعلومات السرية (الخاصة).
2. الاراء الشخصية.
3. النواقص الجزئية التي تم تجاوزها وتحقيقها خلال التدقيق.
4. اسماء الموظفين المشاركين بالنتائج.
5. القضايا غير المدرجة في مسودة التقرير ولم تناقش.
المتابعة والغلق: Follow-up & Closure
من الاهمية أن تجري عمليات المتابعة بمواعيد متفق عليها بين الطرفين وتتناول:
1. مراجعة الادلة والشواهد الموثقة.
2. اعادة التدقيق في مكان العمل.
3. مراجعة الاجراءات التصحيحية فقط.
ويجب متابعة الأعمال غير المطابقة والملاحظات لضمان أن الأعمال التصحيحية و الوقائية تتم بوقت و أسلوب مناسب و فعال. ويمكن ان تكون عملية المتابعة من خلال :
1. السجلات.
2. شهادات التدريب.
3. الاجرات المعدلة والمطورة.
4. الصور.
5. افلام الفديو.
وتحدد عمليات المتابعة مدى كفاية وفاعلية الاجراءات التصحيحة المتخذة من قبل الادارة وتوقيتها بضوء نتائج التدقيق. والجدير بالذكر ان الحجم الاكبر من اسباب فشل عمليات التدقيق يعود الى عجز الاجراءات التصحيحة لمعالجة حالات عدم المطابقة.
اللقاء الختامي : The Closing Meeting
يتوجب على رئيس فريق التدقيق، وقبل انهاء عملية التدقيق وإعداد التقرير أن يجري مقابلة مع الإدارة العليا ومدراء الإدارات وفريق التدقيق وذلك في نهاية عملية التدقيق.
1. الغرض من اللقاء: ان الغرض الرئيس من هذا اللقاء هو تقديم ملاحظات التدقيق إلى الإدارة العليا بأسلوب يهدف إلى التثبت من فهم وقبول نتائج التدقيق. ويقوم رئيس فريق التدقيق بتقديم الملاحظات آخذاً بالاعتبار مدى أهميتها، كما يقوم بتقديم نتائج التدقيق حول فاعلية نظام الجودة إزاء تأكيد تغطيته لأهداف الجودة وعليه أن يحتفظ بتوثيق للقاء الختامي بالطريقة التي يراها ملائمة.
2. الاجراءات التصحيحية:وبعد إطلاع المؤسسة وقراءة جميع الملاحظات، يترك اقتراح الاجراءات التصحيحية لممثل إدارة المؤسسة ، حيث من الضروري بعد إكمال التدقيق أن يتم حل جميع النهايات المغلقة من خلال مناقشة رسمية أو غير رسمية والتي تعد ضرورية، لأهمية الاتفاق على حالات عدم المطابقة، والأنشطة التصحيحية المطلوب اتخاذها. ويتوجب على المدقق قبل البدء باللقاء الختامي أو المناقشة إعداد التقارير المطلوبة والتي يمكن استكمالها خلال المناقشة ومن ثم قبولها باستحصال توقيع مدير الادارة المختص.
3. التوصيات:ويمكن بناء على طلب المؤسسة قيام المدققين بإعداد توصيات لتحسين نظام الجودة المعتمد، وتلك التوصيات ليست ملزمة للمؤسسة ، ويترك لها حرية تحديد الأسلوب والوسائل والأنشطة التي تتبعها لتحسين نظام الجودة .
4. طريقة الحوار: على رئيس فريق التدقيق أن يراعي طريقة الحوار، فإذا وجد أن الحوار أصبح غير ودياً وغير دبلوماسياً فعليه تحويله ليكون مدخله دبلوماسياً لكي لا تكون النتائج عكسية ولا ترجع بالنفع على أي من الأطراف.
5. نتائج اللقاء: أن نتائج اللقاء الختامي يجب أن تكون تحديد مجموعة حالات عدم المطابقة التي اكتشفت والمتفق بشأنها، مع الأنشطة التصحيحية المتفق على إنجازها بسقف زمني محدد، بحيث لا يعد هذا اللقاء منتهياً وكاملاً ما لم يتم الاتفاق الكامل والنهائي على جميع المواضيع المشخصة خلال عملية التدقيق.
6. الاطار الزمني: من المهم تحديد الإطار الزمني للأنشطة التصحيحية بالتعاون بين المدقق ومدير الادارة المختص، فالمدقق يمكن أن يقدم المشورة ولكن تبقى مسؤولية الأنشطة التصحيحية مسؤولية الموظف أو المسؤول المختص الذي عليه تحديد المدى الزمني لإنجاز الإجراء. وأن يبقى إقرار الإجراء التصحيحي ومداه الزمني مسؤولية الإدارة العليا في المؤسسة.

---

---

---

التعليق والتصويت على الموضوع في الموقع الرئيسي

---

.. بركان ثائر في القطب الجنوبي ينفث 80 غراما من الذهب يوميا


.. كل يوم - د. مدحت العدل: مصر مصنع لاينتهي إنتاجه من المواهب و




.. موجز أخبار السابعة مساءً- اقتصادية قناة السويس تشهد مراسم اف


.. موازنة 2024/25.. تمهد لانطلاقة قوية للاقتصاد المصرى




.. أسعار الذهب اليوم تعاود الانخفاض وعيار 21 يسجل 3110