وبينما نحن نتحدث ونتناقش قلت له: الإدارة هي الأساس في أي مجتمع، رد قائلاً: بل السياسة والاقتصاد، قلت: التنمية الاقتصادية بحاجة إلى إدارة واعية منتجة، والسياسة بحاجة إلى عقلية قيادية ومجتمع متماسك ومنتج لا مستهلك، إذاً الأمر يبدأ وينتهي عند الإدارة، ولكي تتأكدوا من صدق حديثي هذا لنسأل أنفسنا إلى أين يذهب كل شخص صباح كل يوم، الطالب إلى المدرسة، والموظف إلى الشركة أو المؤسسة، العامل إلى مصنعه وهكذا، وكل مؤسسة بحاجة إلى إدارة تزرع القيم والأخلاق وتحقق النتائج، حتى المنزل بحاجة إلى إدارة يتشارك فيه الأم والأب، وهدف كل هذه الإدارات أولاً وأخيراً هو زرع القيم والمبادئ والعمل على تماسك المجتمع، وتحقيق النتائج الاقتصادية.

وسأضرب مثال على ذلك من الواقع العربي، إذ لا يخلو وطننا العربي من النماذج الإيجابية، والقصة يا سادة أن رجلاً تم تعيينه مديراً لمؤسسة، وفي أول يوم قام بإلغاء دفتر الحضور والغياب وأخبر الموظفين أنه يريد نتائج ولا يهمه متى يحضرون أو يذهبون المهم أن يكونوا منتجين، وقام بعرض الوضع المالي للمؤسسة وذلك بجمع جميع الموظفين من أعلاهم إلى أدناهم، أي من نائبه ورؤساء الأقسام إلى عمال النظافة والمراسلين، وقام بشرح الوضع المالي للمؤسسة بكل تفاصيله وجزئياته والمعروف أن الوضع المالي لأي مؤسسه يعتبر سر أو شيء لا يجب أن يطلع عليه الموظفين، وشرح لهم كيف يكون جهد كل واحد منهم مؤثراً بالإيجاب أو السلب على هذا الوضع المالي وبالتالي على الرواتب والمؤسسة ككل.

يتكلم ذوو العقلية التقليدية فيتساءلون منكرين: ألا يخشى أن يقوم الموظفين باستغلال هذه الثقة الزائدة؟ فأقول إن من يخون هذه الثقة التي أعطيت له فلا يستحق إلا الفصل من العمل لأنه خان الأمانة، لكن أتدرون ما نتج عن إعطاء الثقة للموظفين في المؤسسة؟ يقول المدير: اتصلت يوم الجمعة ليلاً بالمؤسسة فإذا الموظفين يعملون هناك! فأمرتهم أن يتركوا العمل ويذهبوا إلى بيوتهم ليرتاحوا أو ليؤدوا حق أهلهم فيوم الجمعة إجازة عن العمل تستغلها العائلة في التنزه، فكان ردهم بأنهم مرتاحون في العمل ولا أحد يجبرهم على أن يعملوا في يوم إجازتهم.

ونستنتج من هذه الواقعة، أن الثقة هي التي تجعل الموظفين يجتهدون ويحبون عملهم، وهذا من البديهيات، فلا أحد يحب أن يتهم أو يلمح له بأنه غير جدير بالثقة، وللأسف فإن إداراتنا تعمل من منطلق القاعدة التي تقول: الموظف متهم حتى تثبت براءته، والموظف لا يحب العمل لذلك يجب أن نراقبه ونلوح بالعقوبات لكي ينتج ويعمل، سؤال أسأله لكل مدير يتبع هذا الأسلوب، هل ستعمل في مثل هذه البيئة كموظف عادي؟

ولمن يريد أن يزرع الثقة في بيئة مؤسسته، أفعل كما فعل ذاك المدير السابق، ألغي دفتر الحضور والغياب وحاسب الموظف على النتائج والإنتاج، لا على عدد الساعات التي حضرها وداوم فيها، وقد يكون داوم عشر ساعات ولم ينتج إلا ساعة واحدة فقط، واعمل على عدم وجود أسرار في مؤسستك فكل المعلومات متوفرة ومتاحة، واشرح لكل موظف كيف يكون جهده مؤثراً بالإيجاب على المؤسسة ككل.

وهناك الكثير من الأفكار التي تساعدك على زرع الثقة في مؤسستك، منها ما تفعله مؤسسة أمريكية، حيث تعطي للموظف حرية استغلال 15% من وقت الدوام في تجربة أفكار جديدة ومشاريع إبداعية، وتعطيه ليقوم بهذه التجارب ثلاثة آلاف دولار! وإن فشلت التجربة فهم لا يحاسبونه بل يشجعونه على الاستمرار.

مؤسسة أخرى تضع في غرف المهندسين لوحات بيضاء أو سبورة وتجعل جميع الموظفين يجتمعون في اجتماعات غير رسمية مع زبائنهم ليفصلوا للزبائن حلول خاصة ومبتكرة، وهذه اللوحات ما هي إلا أداة مرئية للاتصال وشرح الحلول، ويحق لكل الموظفين الإطلاع على الرسومات والحلول ويسمون هذا سرقة إبداعية! ليبتكروا أفكار جديدة من سرقة أفكار زملائهم!

وهناك مؤسسات تكافئ الموظف إذا اكتشف قاعدة أو إجراءات عقيمة، وتكافئه إذا اكتشف خطئاً أو هفوة لأحد المدراء، وبعض المؤسسات تكافئ الموظفين على اقتراحاتهم، فمثلاً مؤسسة تويوتا اليابانية تتلقى من الموظفين ما مقداره مليون ونصف المليون اقتراح ينفذ معظمها وقت اقتراحه!! وأعتقد أن الرقم غير دقيق تماماً ويمكن أن يكون أكثر من ذلك حالياً.

ما أريد أن أقولها، أن أي مدير يريد إنتاج وإنتاجية وربحية عالية عليه أولاً أن يهتم بموظفيه اهتماماً حقيقياً ليستفيد ويفيد لا ليخدعهم ويجعلهم آلات للإنتاج فقط، فيوفر لهم البيئة المناسبة للإبداع والابتكار وحرية تبادل الرأي وأهم من هذا التنفيذ الفوري للاقتراحات فليس هناك قاتل للاقتراح مثل التأخير، ويحاول بقدر الإمكان تعزيز الاتصالات المباشرة وإلغاء أشكال الاتصال الأخرى خصوصاً الورقية منها إلا للضرورة القصوى، ويلغي أي ميزات يتميز بها المدراء عن الموظفين ويكون التميز فقط بمقدار الإنتاجية، ويوفر لهم التدريب المستمر والتثقيف الدائم ولا بأس إن وفر لهم مكتبة متخصصة أو متنوعة وأتى لهم بالمدربين لتعلموا ويتدربوا على المهارات وإن لم تكن هذه الدورات تخص العمل، ألا يستحق الموظف أن تكرمه وتعطيه الفائدة؟ وليس هناك تكريم وتقدير للموظف إلا إذا قدرت جهوده وشكرته عليها بإخلاص ووفرت له ما يحتاجه من موارد وعلمته ما يحتاجه من مهارات.

ولدي كلمات قليلة أختم بها هذا المقال، إذا كنت قرأته ثم لم تفعل شيء فكان من الأفضل ألا تقرأه من الأصل وكان علي ألا أكتبه!! لذلك أقولها بكل صدق نفذ بعض الأفكار الواردة في هذا المقال، فهي نفس الأفكار التي ستجدها في الدورات التدريبية التي يصرف عليها الآلاف ..

الإدارة هي السبب

سؤال أوجه لكل مدير ومسئول، هل تستطيع أن تخبرني ما هي آخر التطورات في مجال الإدارة والمجال التقني؟ إذا كانت معرفتك ممتازة بهذين المجالين وتقوم بتطوير قسمك أو مؤسستك بتطور المجالان المذكوران فإني أتوقع مستويات خارقة من الأداء وسرعة في العمل، وإنتاجية تقفز قفزاً بخطوات واسعة نحو الأفضل، وتعاون بين الجميع ممن يعملون معك، الاحترام متبادل والآراء مسموعة، والإبداع أساس من أسس التجديد والتطوير المستمر، موظفون يحضرون قبل ساعات الدوام ويخرجون بعده، الصلاحيات المالية والإدارية مكفولة للجميع، والثقة عالية، مكان العمل نظيف ومرتب ومريح للنظر، مراجعون أو عملاء راضون تماماً عن الخدمات التي تقدمها، أرباح عالية وتكاليف منخفضة، هل تبدوا هذه الصورة حالمة؟ لا... هناك مؤسسات ناجحة تكون بيئة عملها بهذه الصورة.

أما إذا كنت جاهلاً بما سبق، فالعكس صحيح لكل ما ورد أعلاه، وقد يستغرب أحدكم ويتساءل، هل الإدارة هي السبب الوحيد لنجاح أو فشل أي مؤسسة سواءً حكومية أو خاصة؟ دعوني اختصر عليكم الإجابة، نعم هي السبب، لذلك ابتكرت قانوناً إدارياً اقتبسته من أحد الكتب الإدارية وغيرت فيه، يقول القانون رقم واحد: إذا وجدت مؤسسة فاشلة فانظر إلى الإدارة فهي السبب لهذا الفشل ويقول قانون رقم اثنان: إذا لم تجد الإدارة هي السبب فانظر إلى القانون رقم واحد!!

الإدارة هي الأساس في كل مؤسسة فبدونها يكون العمل في المؤسسة خبط عشواء، وبها يسير العمل إلى الطريق الصحيح، لكن إذا اعوجت أعوج العمل معها وإن صلحت، صلحت المؤسسة، فهي بمنزلة العقل للإنسان والعقل إذا لم يطور تجمد بل تحجر.

والإدارة لا تقتصر على شخصاً واحد بل على عدة أشخاص يقودهم شخصاً واحد أو ما نسميه المدير العام، ولهذا المدير مسئول سواءً للمالية والحسابات أو لإدارة المشتريات أو خدمة العملاء وهكذا، وكل هؤلاء يطلق عليهم لفظ الإدارة، والإدارة تملك في يديها الموارد البشرية والمادية ولها الحق في تصريفها وترتيبها بطريقة معينة للقيام بأكبر إنتاجية.

الفقرة السابقة هي تعريف بسيط لشكل الإدارة، وذكرنا في هذا التعريف حق الإدارة في تصريف مواردها، لكن وسائل ترتيب الموارد البشرية كثيرة ومنوعة، فأي الطرق يستخدم مديرك؟ هل هي طريقة حديثة لا مركزية، أم أسلوب متسلط مركزي؟

الأسلوب المتسلط يقوم على نظرية أن الموظفين كسالى، يجب أن تفتش عملهم كل دقيقة، عديمي الأمانة فيجب أن تحكم الرقابة عليهم وتبتكر القوانين الصارمة، إنهم أقل ذكاءً وفهماً منك، فيجب أن تضع أهدافاً للأداء لهم أو حتى لا تخبرهم بذلك بل يكفي أن تكلفهم بمهام وسينفذونها من دون تفكيراً كالآلات!! ليس لهم الحق أن يسألوا لماذا؟ إنهم فقط يؤدون ما عليهم من واجب فلا يستحقون أي حوافز سواءً مادية أو معنوية، لا رأي لهم أو استمع لآرائهم ولا تلقي لها بالاً لكي تخدعهم وتجعلهم يظنون أنك تستمع إليهم.

أما الأسلوب الحديث فيبنى على أسس متينة عماده الثقة والإخلاص وحب العمل والتعاون، فالمدير هنا يسمى قائد لأنه يحفز الآخرين نحوا أهدافاً اتفق عليها الجميع، وكل شيء في هذه المؤسسة يناقش من المبادئ والأخلاقيات العامة حتى الأساليب التطبيقية، مروراً بالشؤون المالية والإدارية، فكل موظف له الحق في إبداء رأيه وله الحق في أن يسمع، كل شيء يناقش في جو من الاحترام المتبادل والكل يضع عصارة فكره وإبداعه، وتتطور المؤسسة فتلغي الإجراءات العقيمة لتحل محلها إجراءات أكثر بساطة وإنتاجية، وتلغى النظم المعقدة المركزية إلى نظم لا مركزية، يتحمل الموظفون المسؤولية كاملة ودور المدير هنا أن يكون موجهاً ودرباً ومعلماً وقدوة، فعله أكثر من كلامه، والمعلومات يتيحها للجميع إذ لا سرية كما في النظام المتسلط.

كان ذلك في المجال الإداري، أم المجال التقني فهو وسيلة قوية في يد الإدارة الحديثة ووسيلة تفاخر في يد الإدارة المتسلطة... والمجال التقني يفتح آفاقا واسعة لتخفيض الكلفة والزمن لتحقيق المهام وتكون فعالة إذا ما استخدمت بالطريقة الصحيحة.

وأخيراً هذا بعضاً مما لدي أحببت أن أشارككم فيه، وتناولت في هذه العجالة بعض المبادئ الإدارية، وغطينا جانب صغير جداً من الإدارة، ذلك أن الإدارة هي بحراً واسع لكني لا أكل من السباحة فيه، وأنصح كل شخص يود أن يطور نفسه ومؤسسته من الناحية الإدارية والقيادية أن يشتري بعضاً من الكتب الإدارية البسيطة ويقوم بتطبيق ما فيها إذا اقتنع بما فيها!! واقرؤوا كتاب البحث عن الامتياز لتوم بيترز، وكتاب الثورة على الفوضى لنفس الكتاب، ولتعلم المبادئ الأساسية للإدارة فقرؤوا كتاب ممارسة الإدارة لبيتر دراكر، قد أطلت الكلام عليكم... سامحونا!

رتب حياتك

لا يوجد في الحياة شيء اسمه (أنا في نفس المكان) لا بل يوجد شيء يقول (أنا متقدم بالنسبة لواقع الحياة حولي). أو (أنا متأخر لما هو محيط بي) هذا مفهوم يجب أن يعرف. إذن رتب حياتك .. وحتى تنطلق في هذه الحياة، وتعمر للأخوة جيدًا، فما عليك إلا أن تستفيد من تجارب الحياة لتتقدم، وتسعى في الدنيا وأنت مطمئن، وتترقى في الآخرة بإذن الله لأن الميزان الإلهي في القرآن يقول (ولكل درجات مما عملوا).

الخطوة الأولى مخطط للتخطيط :

التخطيط هو عبارة عن عملية اتخاذ قرارات لتحديد اتجاه المستقبل.

وهناك أسئلة مهمة يجب أن تسأل نفسك عنها قبل عملية التخطيط.

س: أين أنا الآن ؟

ما ظروفي ـ أفكاري، همتي، طموحي: دراستي، بيئتي؟

س: إلى أي شيء تريد أن تصل ؟

هل هو شيء ذاتي (حفظ القرآن الكريم فقط) أم هو شيء متعدي للغير (إمامة المصلين في إحدى الجوامع الكبرى).
س: كيف تريد أن تصل لما تريد ؟

ما الخطوات والأسباب التي ستقوم بها لتحقيق ما أردت ؟

س: لماذا هذا الاتجاه الذي سلكت ؟

اتجاهك الإداري مثلاً، لماذا اخترته ، هل هناك فكرة مستقبلية وعملية مستمرة سيكون تنفيذها له أثر في مستقبلك الإداري؟

أم لأن الناس قالوا: الإدارة مهمة وهذا هو الموجود ؟!

س: ماذا ستضيف؟ وبماذا تتميز؟وما الشيء الذي ستقدمه؟

هل ستفكر في شيء مكرر؟ يعني أنك نسخة مكررة لا قيمة لها، يعني واحد من عشرة آلاف رجل يسمون رجال أعمال، لكن المصروف الداخلي هو نفس المصروف الخارجي، أما قيمة ضياع الوقت دون تخطيط وتفكير عميق. هل تريد لنفسك اسم أم تريد أن تبني؟

ثم ماذا بعد هذه الأسئلة:

بعد هذه الأسئلة ومراجعتها وفهمها جيدًا .. ستبدأ في الخطوات العملية للتخطيط المستقبلي في حياتك .. وهذه الخطوة تحتاج إلى التالي :

1 ـ قراءة الكتب المهمة بهذا الباب مثل :

أ ـ كيف تكتب خطة استراتيجية؟ د. طارق السويدان ود. محمد العدلوني.

ب ـ دليل التدريب الإداري؟ د. هشام الطالب.

ج ـ (اليوم) استراتيجية التغيير الفعال ، د. صلاح الراشد .

د- - الطريق إلى التميز   محمد فتحي

2 ـ عرض أفكارك، والإجابة عن أسئلتك على خبير، يفهم وضعك، ويساهم في بناء شيء في مستقبل حياتك.

3 ـ قدم هذه الخطة المقترحة، مع توضيح أهدافك وميولك وقدراتك، إلى متخصص في هذا الفن عن طريق مراسلته بالبريد الإلكتروني، أو عن طريق معهد متخصص في هذا الفن وفاهم الصنعة جيدًا!

تبيهات ومفاهيم :

أ ـ لابد أن تكون الخطة واقعية.

ب ـ لابد أن تكون الخطة متزنة .

جـ ـ لا مانع أن تكون الخطة مرنة.

د ـ تقسيم الخطة إلى مراحل تدرس حسب الواقع.

هـ ـ هذه الخطة نتاج بشري، فاستخدم العقل الذي منحك الله إياه لتبني به ولا تعطله، وهذا لا يتعارض مع طلب التوفيق والإعانة من الله.

أنواع الخطط :

1 ـ خطة بنائية: للبناء الثقافي مثلاً، أو بناء عمل مؤسسي أو إدارات أكاديمية عالمية .

2 ـ خطة دفاعية: لمحاولة سد الثغرات، وإغلاق الفجوات التي تسبب مشكلات.

3 ـ خطة تنافسية : للمنافسة في أي ميدان قد درسته من قبل وخططت له جيدًا بناء على الأسس والمعايير السابقة، فتتوغل بعمق، وتبنى بقوة، وتكون لك كلمة مؤثرة وهذه الخطة تحتاج إلى وسائل تحقيقية.

4 ـ خطة توسيعية : كالرغبة في نشر فكرك. أو صوتك، أو أمالك ..

5 ـ خطة متنوعة : قد تشمل عدة أعمال وأكثر من خطة .

مدة الخطط :

منها القصير (سنة ـ 3 سنوات).

منها الاستراتيجي (3 ـ 10 سنوات) ومنها متفاوت على حسب العمل.

الخطوة الثانية: ارسم ملامح الخطة :

إذا أخذت الخطة الأولى أيامًا أو أسابيع أو بضع شهور أحيانًا فإنك لا تزيد بعد ذلك، واتجه صوب رسم ملامح الخطة والتي ستكون صياغتها على حسب مهارتك، وفهمك للخطوة الأولى جيدًا (أعني قراءتك المثمرة في هذا الفن، وأخذك للتجارب ممن تقدموا في هذه القضية، واستيعابك للموضوع) أقول: قد تأخذ الكتابة منك ساعات محددة، أو يوم أو يومين قابلة للمرونة والتعديل.

بعد ذلك تأكد أنك تسير نحو الصواب .. وهذه هي الخطوة الثالثة.

الخطوة الثالثة : البناء الصحيح

سمو الفكر الإداري

 "لا يكلف الله نفساً إلا وسعها ، لها ما كسبت وعليها ما اكتسبت، ربنا لا تؤاخذنا إن نسينا أو أخطأنا ، ربنا ولا تحمل علينا إصراً كما حملته على اللذين من قبلنا ، ربنا ولا تحملنا ما لا طاقة لنا به ، واعف عنا واغفر لنا وارحمنا ، أنت مولنا فانصرنا على القوم الكفرين " .

هذه الآية تعكس أسمى وأسلم نهج إداري حيث توضح ما يلي:-

·       أن العمل قدر الجهد، وكل من عمل له أجره وعيه ما اقترف.

·       عدم المؤاخذة على النسيان أو الخطأ غير المقصود.

·       عدم تكليف النفس فوق طاقتها.

·       الاعتذار عن الخطأ وطلب المسامحة.

·       ربط النجاح والتوفيق بيد الله سبحانه وأن الإنسان مهما أوتي من قدرة وإرادة فهو بحاجة إلى توفيق الله.

وإن لنا في الرسول الكريم أسوة حسنة . فقد بنى الدولة الإسلامية عل مرحلتين ، مرحلة التخطيط ومرحلة التنظيم. وفي المرحلتين تم إرساء العديد من المباديء والمفاهيم الإدارية العامة، كالشورى ، والمساواة ، والإخاء، وتحقيق العدالة الاجتماعية . وكل ذلك مع مراعاة العامل الاجتماعي ، وهو احترام الإنسان وعدم  التقليل من أهميته ، وعدم تسفيه رأيه أو إهماله ، لأنه العنصر الهام في سمو الفكر الإداري ونجاح تطبيقه . كذلك تدعيم الثقة ،  ونذكر هنا العوامل التي تدعم ثقة الأفراد في محيط العمل منها:-

·       التفكير بمنطق ( كلنا ) بدلاً من نحن وهم.

·       مشاركة المعلومات بدلاً من حجبها.

·       تعاون الأفراد في إيجاد الحلول للقضايا الهامة.

·       التركيز على الجوهر بدلاً من التفاصيل غير المهمة.

·       احترام الهيكل التنظيمي وتجنب السلطة كأسلحة ضد الآخرين.

·       إظهار المشكلات على السطح لمواجهتها بدلاً من إخفائها حتى تتفاقم.

فلنعمل حتى نسمو بفكرنا الإداري.