الحوار المتمدن - موبايل
الموقع الرئيسي


كيف تنجز أكثر في وقت أقل

مكارم المختار

2011 / 4 / 23
الفلسفة ,علم النفس , وعلم الاجتماع


كيف تنجز أكثر في وقت أقل
113 وسيلة و حيلة ......
تساعدك علي رفع معدل الإنتاج
والتغلب على عادة التأجيل

مقــدمــة
نعيش في عالم تتسارع فيه الاحداث و يطوي الزمن و نكاد لا نشعر بوقتنا كيف يمر و فيما نقضيه ، كلنا في أمس الحاجة الى أن ننظم أفكارنا و أوقاتنا و نحاول ألاستفادة من كل دقيقة في حياتنا ، أذا كنا ننشد حياة أفضل و عملا مميزا يقود الى نجاح مؤكد .
هذا ألمفهوم ألرائع ألبسيط ألمسلسل يضع أيدينا على مفاتيح هامة نحتاجها بشدة لنستطيع من خلالها تحقيق أقصى أنجاز ممكن بأقل مجهود في زمن قياسي ليكن نقطة تحول في أسلوب و تفكير و عمل ألبعض يستفد منه و تعم فائدته على الجميع .

التفكير
1 ) لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء ، لذا تقبل هذه ألحقيقة ببساطة ، و أذا فعلت ذلك ، من ألضروري ألتركيز على ألاشياء الاكثر اهمية في كل من عملك و حياتك ألشخصية فانك ستنجز اكثر بحسن أدارة ألوقت .
2 ) أهدأ ، صفي ذهنك ، تجاهل أي شيء و ركز على مهمتك ن يمكنك ألتحكم ، فالتوتر ألزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هي عليه في صفائك ألذهني بحيث لا تجعل ألضغوط ألخارجية تؤثر عليك تفهم جيدا ما يجب فعله و قم به في هدوء و راحة و ثقة .
3 ) لا تحاول أن تنشد الكمال لجعل ألعمل أفضل قليلا ، فمن السهل ان تقع في فخ المحاولات ، بألاضافة الى زيادة أستهلاك ألوقت و المجهود بدون داعي ، لكن في أغلب ألاحيان تؤثر ألمحاولات في تحسين ألعمل في ألنتيجة ألعامة .
4 ) تقبل عيوب أنتاجك لآنها طبيعة بشرية و عندما يقل معدل أنتاجك فأنك تحتاج للتوقف و أعادة تفكير ، فمن ألغير مفيد لوم نفسك ، تقبلها لانها ببساطة طبيعة ألبشر، لا تفكر في محاولاتك ألفاشلة ألسابقة ، واصل عملك .
5 ) تعامل مع مكان عملك كموقع للانتاج ، فكر بأستمرار بهذه ألطريقة ، هيء ذهنك للتفكير في مكتبك كمكان لآنجاز ألمهام و ستجد نفسك اكثر انتاجا كلما تواجدت هناك ، خصص مكان أخر الاعمال و ألاحداث و ألانشطة ألاقل اهمية للآنشطة ألاكثر اهمية .


التخطيط

6 ) جهز قائمة بالمهام التي يجب انجازها أدرج بها كل الافكار التي ترد لذهنك ، لا تتوقف ، لصياغة أسلوبك او للتفكير في أحد ألنقاط ،تكمن ألفكرة في أن تدون كل شيء على ألورق ، كل ما عليك هو ألاستمرار في كتابة القائمة حتى تكتمل .
7 ) درج قائمتك تبعا للاهمية ن و أسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة الى ثلاثة أقسام ريسية :ـ
أ ) عاجل و هام .
ب ) هام و ليس عاجل .
ج ) لا هام و لا عاجل .
ألنقاط ( أ ) هي الاكثر أهمية لذلك تأخذ ألاولوية ألقصوى دائما .
و النقاط ( ب ) تليها في ألاهمية .
أما ( ج ) فلا تستحق تضييع ألوقت بها .
أتخاذ ألوقت اللازم لتحديد ألاولويات سيساعدك على انجاز المهام واحدة تلو ألاخرى ، دون ألتوقف لتحديد اهمية ألخطوات لانجاز المهمة .
8 )
8 ـ خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية ، فإنه نادراً ما يخذلك .
9 ـ قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة . اسأل نفسك " ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كلياً من القائمة ؟ . وإن رأيت أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة ، احذفها فوراً .
10ـ أجل المهام الغير ملحة لصالح الأكثر إلحاحاً . فليس من الضرورى عمل كل شئ الآن . أحياناً يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين أنفسهم . احذف ما استطعت ، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الأكثر إلحاحاً لإنجاز المهمة .
11ـ طور عادة تدوين خطه على الورق لإنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم صغيرة . فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم . ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا ، عمل بسيط لكن فعال جداً .
12ـ استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلات والتخطيط .. إلخ . لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لإنجاز هذه المهام .
13ـ توقف وفكر فيما تخطط له . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك . فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد .
14ـ حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل أهدافك فى خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار . ثم ضع تسلسل زمنى منطقى لإنجاز كل هدف .
15ـ ضع خطه مرنه لكل مشروع . سجل الهدف المراد إنجازه فى قمة القائمة . يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لإنجازها . الفكرة من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر ، وفى كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية . تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لإنجاز مهمتك .
16ـ خطط لكل ساعة من عملك اليومى . حدد أوقات لمهام جدولك اليومى . أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها . استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية . وإذا انتهيت من المهمة مبكراً ، ابدأ مباشرة فى إنجاز التالية . استغل الأوقات التى تكون فيها فى ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً. وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة ، كلما أصبحت أكثر مهارة فى تحديد الوقت المطلوب .
17ـ استعد جيداً قبل كل اجتماع . ضع هدف محدد لكل اجتماع . أجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم . أخطرهم بجدول الأعمال مسبقاً، وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية . قبل نهاية الاجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة ويكلف بمهمة جديدة . أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الاجتماع فى الوقت المحدد .
18ـ ركز . حتى وإن كنت مطالب بإنجاز (101) مشروع ، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك . هناك الكثير من الإغراءات التى تصرف انتباهك . الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم ، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى . لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية ، هكذا ببساطه .
19ـ فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة بأولويات اليوم التالى مسبقاً . سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً فى الصباح . يمكنك أن تدخل مباشرة فى عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات . إتباع هذه الاستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية .
20ـ حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة . عندما تبدأ فى إنجاز المهام ، فإنك تحتاج للعمل دون أى عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع .
21ـ قسم الأهداف إلى مهام أساسية . لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيراً . أى هدف قد يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ فى تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جداً يمكن أن تبدأ بها فى الحال . تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به . إذا فشلت فى عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال .
22ـ أعط كل مهمة الوقت الكافى لإنجازها ، هذه هى الطريقة الصحيحة . إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين .
23ـ حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك فى عمل خلاصة سريعة للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح .
24ـ عد ملف رئيسى لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف فى أى وقت فيما يتعلق بأى مشروع تنجزه . كن مدركاً لماهية الخطوات ومتى يجب أن تنجز. الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك فى الالتزام وتنظيم كل موعد نهائى بشكل مناسب . وعندما يبدو لك أن الموعد النهائى ليس ببعيد ، فمن الأفضل أن تبدأ فوراً بالعمل على المشروع .
25ـ توقع ما لا يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك . إن خططت لها ستكون أقل إحباطاً وقادراً على الالتزام بالموعد النهائى . كن واضحاً مع الآخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى ؟ لكن عليك إدراك أنه ما من أحد غيرك ملزم بالإنجاز . راجع بشكل دورى بدلاً من الانتظار للدقائق الأخيرة وهذه هى الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح .
26ـ ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جداً فى معدل إنتاجك اليومى . التركيز على التحسن القليل يؤدى إلى تحسن ثابت كل يوم . اتخذ قراراً رفع إنتاجك الشخصى بنسبة مئوية صغيرة يومياً . قد يجعلك هذا حذراً فى التخطيط ، لكن تزايد معدل الإنتاج سيكون كبيراً كما أنك ستصبح أكثر كفاءة .


27ـ ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الأكبر . أكتب خلاصة تتضمن نقاط تحدد اتجاه كل خطوه على طول الطريق . أجعل النقاط واضحة ومفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شئ آخر . إذا حصلت على المساعدة ، يمكنك عملياً إنجاز خطوات إضافية. أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة .
28ـ أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث . عندما تحدد نشاطك اليومى إعطى نفسك من 10 : 15 % زيادة فى الوقت . القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقاً .

التنظيم
29ـ هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه .
30ـ ضع كل شئ فى مكانه . فى نهاية اليوم ، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود . بهذه الطريقة ستجد كل شئ فى مكانه عندما تحتاجه فى المرة القادمة .
31ـ قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الأساسيات أجمع كل المواد التى تحتاج إليها مسبقاً . بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث . وبالنسبة لعامل البناء قد تكون أدوات ومواد البناء التى يحتاجها . جهز ما تحتاجه مسبقاً لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك .
32ـ تفادى تكديس الورق فوق مكتبك . أحفظه لتعرف مكانه بالضبط . وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة .
33ـ استفد من كل المصادر القيمة التى أمامك . يمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج ، دون تضييع الوقت فى البحث ومن الأفضل الاستعانة بسكرتير للبحث عن المعلومات . أشياء مثل الأرشيف الحكومى والإنترنت والدليل التجارى قد تكون ذو قيمة كبيرة كمصادر للمعلومات دون تضييع الوقت . استخرج هذه المصادر .

ابدأ فوراً
34ـ قم اليوم بوضع قائمة للغد . يكون معظمناً أقل إنتاجاً فى نهاية اليوم . عندما ترى أن أكثر المهام صعوبة لهذا اليوم قد اكتملت، فإنه وقت الاستعداد لليوم التالى . من الأفضل أن تحتفظ بجدول أعمالك فى ملف مخططك اليومى أو تجمعها كلها على شكل كتيب . بهذه الطريقة سيكون لديك دائماً كل الأعمال والأنشطة اليومية . تحضير جدول أعمالك فى وقت سابق يجعلك تبدأ بداية أفضل فى يومك الجديد . ويجعلك أيضاً تفكر بالخطوات التالية .
35ـ ابدأ كل صباح على مكتب نظيف . وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من أى تراكم للعمل . إن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومى ، ستقهر أى عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع . ببساطه ، لا يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل الكتابى ، ومجموعة من المهام التى يجب أن تنجز فى وقت واحد .
36ـ قم بعمل أبغض المهام أولاً . وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة ، قم بالأكثر بغضاً واحدة تلو الأخرى . ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتى لاحقاً سهل . وستشعر أنك لا تقهر باقى اليوم .
37ـ ابدأ فوراً . اتخذ شعار " قم بعملك الآن " . وإن لم تبدأ فلن تنتهى . إذا انتظرت انتظام بعض الأمور ، فقد تفقدها كلها . إنجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك . لا تؤجل عملك . قم به الآن .
38ـ كن دقيقاً . طور دقة المواعيد إلى عادة . وفى وقت قصير جداً ستنجز أكثر من غيرك بـ 97% . الدقة فى المواعيد ستجعلك تبدو ملتزماً ويوفر لك الوقت والمال . ويجعلك كذلك تحترم وقت الآخرين . حضورك للعمل مبكراً يتيح لك الفرصة للتعرف على الموظفين والإمدادات الجديدة ، ويتيح لك وقتاً للراحة ، ووقت للاستعداد الذهنى أو حتى على الأقل وقت لمراجعة ملاحظاتك .
39ـ استفد من البداية المبكرة فى الصباح . استيقظ ساعة مبكراً عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء . جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك . إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة.
40ـ ابدأ كل مشروع بخطوة إيجابية . ابدأ بعمل شئ هام وستشعر بالإنجاز الذى سيساعدك على إكمال يومك . ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو الأعمال البسيطة وقم بوضع خطة عمل مفصلة للمهام الأكثر تعقيداً . تذكر هذه الفكرة البسيطة فى بداية كل مهمة أو مشروع وستبدأ بداية موفقه كل مرة . .





التعليق والتصويت على الموضوع في الموقع الرئيسي


التعليقات

1 - اسف اناقش فقط العنوان لانه خطاء علميا
الدكتور صادق الكحلاوي ( 2011 / 4 / 23 - 11:55 )
تحيه استاذه مكارم
امكانياتي محدوده في القراءة
العنوان خطاء منطقيا ورياضيا
لايمكن تحريك قطبي المعادله
الاصح هو القيام بالانجاز الاكبر في الوقت المعين
او اناز الكمية المعينه في اقل وقت
وشكرا

2 - أستيضاح
مكارم المختار ( 2011 / 4 / 23 - 13:34 )
طابت ايامكم الحوار المتمدن
معذرة .... حبذا لو اشعرتمونا نوع المخالفة في التعليق
فلم يكن اكثر من امتنان للدكتور صادق الكحلاوي
انا في انتظار ردكم الكريم
ونشر مداخلتي و ردي للدكتور صادق الكحلاوي
لاستبين منه وليطلع شخصه الكريم على ما بينت
والا سوف لن اوفي حقه في الرد
ولن اوفي حق مروره
وحق القراءة
هذا
مع جل التقدير للجميع ولكم الحوار المتمدن
تحياتي
مكارم المختار

3 - امتنان وتقدير للدكتور صادق الكحلاوي
مكارم المختار ( 2011 / 5 / 10 - 16:08 )
طابت ايامكم الجميع باليمن والهناء
الدكتور صادق الكحلاوي عاطر تحياتي مع تقديري
اولها امتنانيمورورك الكريم وثانيها رأيك وأشارتك التقويمية وبعدها اتمنى عليك أن تحرك قطبي المعادلة لنصحح الخطا وارج ان تتقبل مني الاشارة بمثل عن الطالب حينما يجتهد في تحضير واجباته المدرسية وخصوصا ايام الامتحانات فقد يكون في دوامة الاعداد والتحضير لمواد الواجب المنزلي ومادة الامتحان او موظف مكلف بمهام وبين الفينة والاخرى يضاف الى عمله واجب اخر يزيد من ضرورة اجتهاده وجده وحتى ربة البيت ودوامة القيام بمهام المنزل العادية وتقديم الاهم على المهم وبين التفرغ لضيف قادم يأخذ من وقت أنجاز عملها والتفرغ له وغيرها .
نحن مثلا مع عصرنا الحياة والحداثة واستخدامات التكنولوجيا دكتور صادق الكحلاوي
نتسابق بين الاطلاع على البريد وبين الرد على الوارد من الرسائل أو الاعداد لمادة او موضوعاو تفقد ما ينشر..
وكل ملفي الموضوع
انه ليس من اليسير تقنين الزمن والتوقيت فالزمن ياخذ منا ولا ناخذ منه هو من يضيع علينا فرصة تغتنم نكن مترددين في انتهازها ومتباطئين في اغتنامها امتناني للدكتور صادق الكحلاوي مروره الكريم وبانتظار تعقيبه

اخر الافلام

.. فيضانات عارمة تتسبب بفوضى كبيرة في جنوب ألمانيا


.. سرايا القدس: أبرز العمليات العسكرية التي نفذت خلال توغل قوات



.. ارتقاء زوجين وطفلهما من عائلة النبيه في غارة إسرائيلية على ش

.. اندلاع مواجهات بين أهالي قرية مادما ومستوطنين جنوبي نابلس




.. مراسل الجزيرة أنس الشريف يرصد جانبا من الدمار في شمال غزة